پلمپ دفاتر، مبحثی با اهمیت در روال مدیریتی یک مجموعه به خصوص در عرصه مالیاتی و پرداخت آن به دولت است. پیگیری و انجام درست پلمپ صحیح دفتر مالی یک شرکت، بنا به دلایلی مثل تاثیرگذاری روی میزان مالیات بهتر است با مشورت افراد خبره این حوزه صورت بگیرد. با ما همراه باشید تا با هم در این مطلب از مجله هلدینگ ملاصدرا – شعبه آرژانتین – این موضوع را مورد بررسی قرار بدهیم.
پلمپ قانونی دفاتر چیست؟
در دفاتر قانونی، دفترهایی هستند که کلیه فعالیت های مالی شرکت به ترتیب تاریخ وقوع آنها درج شود. این دفاتر که به نام دفاتر تجاری نیز شناخته می شوند، برای مشخص کردن فعالیت های مالی سالیانه شرکتها و تجّار بصورت اجباری در نظر گرفته شدهاند.
همه ی شرکتها و موسسات که به ثبت رسیده اند. مشمول قوانین مالیاتی می شوند و باید هر ساله از سازمان امور مالیاتی دفاتر قانونی خود را دریافت کنند.
انواع دفاتر مالی رسمی
در ایران دفترهای رسمی مالی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه است. همچنین دفترهای مالی غیر رسمی هم مثل انواع دفاتر معین (دفتر بدهکاران، دفتر بستانکاران، دفتر اموال) هم دارای اعتبار هستند. همچنین برای تکمیل این دفاتر باید نکات زیر را به دقت بررسی کنید:
رعایت نکات زیر توصیه می شود :
- تحریر در دفاتر قانونی خوانا، بدون خط خوردگی و لاک گرفتگی و تراشیدگی باشد.
- دفاتر قانونی در انتهای سال مالی زمان تسلیم اظهارنامه مالیاتی باید به صورت پلمپ شده به دارایی تحویل شود.
- شرکت هایی که فعالیت ندارند نیز ملزم به دریافت دفاتر قانونی می باشند و باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت خالی به اداره دارایی تحویل دهند .
نکته: کار دفاتر معین این است که گاهی نمی شود اطلاعات دقیق و جزئی حساب ها را از دفتر کل استخراج کرد، برای همین با ثبت این حسابها در دفاتر معین این کار راحتتر صورت می گیرد.
راهنمای پلمپ صحیح دفاتر مالی
برای پلمپ دفاتر مالی به شکل صحیح بهتر است شرایط و مراحل زیر را فراهم نماید. همچنین ویدئو زیر هم برای شما گزینهی مناسب خواهد بود.
مراحل پلمپ دفاتر تجاری
1. مراجعه به سایت اداره ثبت شرکت ها (قسمت پلمپ دفاتر تجاری)
در قدم بعدی تابعیت ، کد شناسه ملی ، شماره تلفن ثابت و کدپستی خود را وارد کنید.حالا قسمت شروع سال و ماه مالی را تکمیل کنید.
نکته: منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی نیز توسط سامانه محاسبه می شود. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد .
2. ارسال دفاتر پلمپ به آدرس داده شده
سپس باید اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده را به طور دقیق مشخص نمایید. چراکه دفاتر پلمپ به آدرس داده شده ارسال خواهد شد.
3. بررسی وضعیت اطلاعات ارائه شده
در مرحله بعدی باید اطلاعات ثبت شده خود را در صورت صحت تایید کنید. اگر اطلاعاتی درست نبود باید به واحد ثبتی مربوطه مراجعه کنید.
پس از تایید اطلاعات شماره پیگیری به شما داده خواهد شد. سپس سمت خود را که در حال پر کردن اظهارنامه هستید از فهرست مربوطه انتخاب کنید.
4. وارد کردن اطلاعات هئیت مدیره
در این مرحله از ثبت پلمپ دفاتر، با مشخص نمودن عضو هیأت مدیره، سمت اشخاص هیأت مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سیستم وارد کنید. سپس وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیأت مدیره و پس از آن سمت عضو هیات مدیره را مشخص نمایید.
5. تکمیل فرم درخواست پلمپ دفتر
فرم دیگری وجود دارد با عنوان “دفتر مورد تقاضای شخص“.
در این مرحله، نوع دفتر مورد تقاضای شخص ، دفتر کل ، دفتر روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را وارد کنید و اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید.
پس از طی مراحل ذکر شده، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات خواهید شد. در این مرحله می بایست گزینه ی تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز را انتخاب کنید.
6. مراجعه حضوری به اداره ثبت
بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه و انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت پلمپ دفاتر و کلیک بر روی پذیرش نهایی، می بایست اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت را به همراه سایر مدارک، به اداره ثبت ارسال نمایید . تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید کرده اید ارسال نماید. پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر کلیک کنید.
شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید و در انتها بر روی گزینه ی پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله ی بعدی شوید. بعد از ارسال مدارک، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و پس از بررسی چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می گردد.
در این صورت متقاضیان می بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند.
نکته: چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر مالی – تجاری
برای اشخاص حقیقی نیاز به مدارک زیر (به ازای هر فرد) جهت درخواست پلمپ دفتر مالی است.
- کپی کارت ملی متقاضی
- کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
برای اشخاص حقوقی نیاز به مدارک زیر جهت درخواست پلمپ دفتر مالی است.
- کپی کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
- کپی روزنامه تاسیس شرکت
- کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی ( در صورت وجود تغییرات)
- وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده ( در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشند.)
دلایل رد شدن دفتر مالی
اگر دفتر مالی شما بعد از طی کردن مراحل و ارائه مدارک بالا رد شد، علت آن یکی از موارد زیر خواهد بود.
- اگر از دفاتر سال های گذشته استفاده کنید.
- هرگونه اطلاعات واقعی را به ثبت رسانده باشید.
- اگر فعالیت های مربوط به شعب را ثبت نکرده باشید.
- سفید ماندن بیشتر صفحات دفاتر
- در صورتی که دفاتر از پلمپ خارج شده باشد و فاقد یک یا چند برگ باشد.
نکته: از موارد استفاده دفاتر پلمپ ارائه اظهارنامه مالیاتی و اخذ کارت بازرگانی است.
مشاوره برای پلمپ دفاتر مالی شرکتها
به جهت حساسیت بالای مسائل مالیاتی، به خصوص در مورد پلمپ دفترهای مالی، بهتر است قبل از هر اقدامی از تجربه مشاوران این حوزه استفاده کنید. بنابراین پیشنهادی می کنیم، همین حالا با مشاوران شعبه آرژانتین هلدینگ ملاصدرا تماس بگیرد. ما با تجربه و دانش خود منصفانه ترین (در عین حال قانونی) شرایط را برای شما با مدیریت صحیح دفاتر مالیتان رقم خواهیم زد.
