مدارک لازم جهت ثبت شرکت های تجاری

برای ورود در بحث مدارک لازم جهت ثبت هر یک از شرکت های تجاری،ابتدائاَ لازم است به تعریف شرکت بپردازیم و انواع هر یک از شرکت ها را برشماریم.

تعریف شرکت  تجارتی:

شرکت تجارتی،قراردادی است که به موجب آن دو یا چند نفر توافق می کنند سرمایه مستقلی را که از جمع آورده های آن ها تشکیل می شود ایجاد کنند و به موسسه ای که برای انجام مقصود خاصی تشکیل می گردد اختصاص دهند و در منافع و زیان های احتمالی حاصل از به کارگیری سرمایه سهیم شوند.

اقسام شرکت های تجارتی:

شرکت های تجاری در اشکال مختلف جلوه می کنند.مطابق ماده 20 قانون تجارت شرکت های تجارتی هفت قسم می باشند:
1-شرکت های سهامی(خاص و عام)؛2-شرکت با مسئولیت محدود3-شرکت تضامنی4-شرکت مختلط غیرسهامی5-شرکت مختلط سهامی6-شرکت نسبی7-شرکت تعاونیدر قانون تجارت برای ثبت قانونی هر نوع از شرکت ها مدارک مستقل از یکدیگر پیش بینی شده است که در ذیل به بررسی هر یک از آن ها می پردازیم.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت سهامی عام:
-دو نسخه اساسنامه ی شرکت
-دو نسخه اظهارنامه
-دو نسخه صورتجلسه ی مجمع عمومی موًسسین
-دو نسخه صورتجلسه ی هیات مدیره
-اگهی دعوت مجمع موًسسین در روزنامه ی تعیین شده
-فتوکپی شناسنامه ی مدیران(در مورد اشخاص حقوقی ارائه ی برگ نمایندگی الزامی است)
-گواهی بانکی مبنی بر واریز حداقل 35 % سرمایه ی شرکت
-ارائه ی مجوز یا موافقت اصولی یا مجوز از مراجع ذیصلاح در صورت نیاز
در مطالب گذشته مکرراَ از اساسنامه و اظهارنامه نام بردیم که اکنون لازم است با آن ها بیشتر آشنا شویم:
اساسنامه:اساسنامه شرکت اساس تشکیلات و طرز اداره و عمل شرکت را معین می کند.اساسنامه شرکت را نمی توان بر اساس قرارداد تشریح نمود،زیرا در قرارداد رضایت کلیه طرفین قرارداد برای تصویب یا تغییر آن لازم است.در صورتیکه قانون تجارت تصویب اساسنامه را به اکثریت تجویز می کند بنابراین مقررات مربوط به عقد و قرارداد در مورد شرکت های سهامی صادق نیست و شرکت را باید سازمان حقوقی مستقلی دانست که قانون برای آن مقرراتی وضع کرده است.بنابراین عملاَ اساسنامه از اهمیت فوق العاده ای برخوردار می باشد ولی این بدان معنا نیست که اساسنامه غیر قابل تغییر است بلکه در مواقع ضروری و بنا به تشخیص مجمع عمومی فوق العاده هر یک از مواد آن را به شرطی که مغایرت با مفاد قانون تجارت پیدا نکند می توان تغییر داد و قبلاَ گفته شد که اساسنامه باید مطابق ماده 8 لایحه اصلاحی قانون تجارت تهیه و تنظیم شود.(برای مطالعه ی بیشتر می توانید به مقالات پیشین ما در رابطه با اساسنامه شرکت سهامی رجوع کنید)
اظهارنامه:اظهارنامه در واقع سند ثبت شرکت سهامی عام و خاص است که مفاد آن بایستی از سوی موسسان بر اساس ماده 7 لایحه اصلاحی قانون تجارت در دو نسخه تنظیم شود .برای تاسیس شرکت سهامی عام،موسسین باید اظهارنامه ای مشتمل بر نکات مذکور در ماده 7(ل.ا.ق.ت) به ضمیمه طرح اساسنامه شرکت و اعلامیه پذیره نویسی سهام که به امضای کلیه موسسین رسیده باشد،به اداره ثبت شرکت ها تسلیم و رسید دریافت نمایند.
اطلاعات ضروری برای درج در طرح اساسنامه عبارتند از:
نام شرکت،موضوع شرکت،مدت شرکت،مرکز اصلی شرکت و نشانی شعبه ی آن،سرمایه ی شرکت به تفکیک نقدی و غیر نقدی،تعیین تعداد سهام و مبلغ اسمی آن و تعیین نوع آن(با نام،بی نام،ممتاز) ،تعیین مبلغ پرداخت شده برای هر سهم و نحوه ی باز پرداخت بقیه ی مبلغ اسمی حداکثر ظرف 5 سال،نحوه ی انتقال سهام بانام،نحوه ی تبدیل سهام بانام به بی نام و بالعکس،شرایط صدور اوراق قرضه(در صورت پیش بینی) ،نحوه ی افزایش و کاهش سرمایه ی شرکت،ترتیبات دعوت مجمع عمومی و ضوابط مربوط به رای گیری،تعداد مدیران و نحوه ی انتخاب آن ها و حدود وظایف و اختیارات آن ها و حدود و میزان سهام تضمینی مدیران،تعداد بازرسان شرکت،تعیین سال مالی شرکت و نحوه ی رسیدگی به حساب های آن،نحوه ی انحلال اختیاری شرکت،نحوه ی تغییر اساسنامه

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت سهامی خاص:

-دو برگ اظهارنامه شرکت
-دو جلد اساسنامه شرکت
-دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین
-دو نسخه صورتجلسه هیات مدیره با امضای مدیران منتخب
-کپی شناسنامه  ی برابر اصل شده توسط دفاتر اسناد رسمی-همه ی اعضای هیات مدیره  ،سهامداران و بازرسین
-کپی کارت ملی برابر اصل شده توسط دفاتر اسناد رسمی-همه ی اعضای هیات مدیره ،سهامداران و بازرسین
-ارائه گواهی پرداخت حداقل 35% سرمایه شرکت از بانکی که حساب شرکت در شرف تاسیس در آن جا افتتاح شده است.
-ارائه تقویم نامه کارشناس رسمی دادگستری(اگر آورده شرکت غیر نقدی منقول و یا غیر منقول باشد)
-ارائه اصل سند مالکیت(اگر اموال غیر منقول جزء سرمایه شرکت باشد)
-گواهی عدم سوءپیشینه ی کیفری همه ی اعضای هیات مدیره و بازرسان شرکت
-ارائه ی اقرارنامه ی همه ی اعضا ی هیات مدیره مبنی بر اینکه کارمند رسمی دولت نیستند و مدیر عامل مبنی بر اینکه در شرکت دیگری سمت مدیریت عامل را دارا نیست.
-امضاء وکالتنامه
-ارائه ی اصل قیم نامه در صورتی که یکی از اعضا دارای اهلیت نباشد.
-در صورتیکه اعضا با سهامداران شخص حقوقی باشند،کپی آگهی تاًسیس،روزنامه ی رسمی،کپی روزنامه ی رسمی آخرین تغییرات + کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده ی نماینده ی شخص حقوقی
-در صورت حضور سهامدار خارجی در صورتیکه شخص حقیقی باشد کپی برابر اصل پاسپورت و ترجمه ی رسمی آن،در صورتیکه شخص حقوقی باشد ارائه ی گواهی ثبت شرکت در مرجع ثبت شده ی آن کشور که مبین آخرین وضعیت شرکت و ترجمه ی رسمی آن،همینطور اصل و ترجمه ی وکالتنامه
-ارائه ی مجوز مربوط به فعالیت از مرجع ذیربط در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت با مسئولیت محدود:
-دو برگ تقاضانامه ی ثبت شرکت ها با مسئولیت محدود
-دو برگ شرکت نامه
-دو نسخه از اساسنامه
-دو نسخه صورت جلسه ی مجمع عمومی موًسسین و هیاًت مدیره
-فتوکپی شناسنامه کلیه شرکا و مدیران(اگر مدیر خارج از سهامداران انتخاب شود)
-اخذ و ارائه مجوز مربوطه(در صورت نیاز)
شرکت با مسئولیت محدود به موجب قراردادی که بین شرکاء امضاء می شود(شرکتنامه) تشکیل می شود.تشکیل شرکت با مسئولیت محدود از طریق پذیره نویسی عمومی ممکن نیست و موضوع فعالیت شرکت که در شرکتنامه ذکر می شود باید مشروع بوده و شرکاء قصد و رضای خود را با امضای آن اعلام دارند و چون شخصیت شرکا در شرکت با مسئولیت محدود اهمیت دارد،اشتباه در مورد شخصیت شرکا باعث بطلان شرکت می شود.
پس از تشکیل شرکت با مسئولیت محدود متقاضی می بایستی حداکثر ظرف مدت یک هفته از تاریخ ثبت نسبت به تهیه دفاتر قانونی و پلمپ دفاتر مزبور به اداره ثبت شرکت ها مراجعه و اقدام نماید.
مدارک مورد نیاز برای شرکت تضامنی:
1)دو برگ تقاضانامه
2)دو برگ شرکت نامه
3)دو نسخه اساسنامه
4)فتوکپی شناسنامه ی شرکا
5)مجوز از مراجع ذیصلاح در صورت نیاز
برای تشکیل شرکت تضامنی شرکاء باید شرکت نامه تنظیم و امضاء کنند که حدود و مشارکت و وظایف و اختیارات و حقوق هر یک در آن تصریح گردد.طبق ماده 47 قانون ثبت،شرکت نامه باید به ثبت برسد والا طبق ماده 48 همان قانون سند مزبور در هیچ یک از محاکم پذیرفته نخواهد شد،بنابراین شرکت نامه باید به صورت سند رسمی تنظیم گردد.ثبت شرکت نامه در شرکت های تضامنی در اداره ثبت شرکت ها به عمل می آید.مفاد شرکت نامه در دفتر ثبت شرکت ها ثبت می گردد و بعداَ برای اطلاع عموم آگهی می شود
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت تعاونی)هر کدام در 4 نسخه)
-صورتجلسه ی تشکیل مجمع موًسس و اولین مجمع عمومی عادی و اسامی اعضا و هیاًت مدیره ی منتخب و بازرسان و مدیر عامل شرکت
-اساسنامه ی مصوب مجمع عمومی
دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی
-درخواست کتبی ثبت
-طرح پیشنهادی و ارائه ی مجوز وزارت تعاون
-رسید پرداخت مقدار لازم التاًدیه ی سرمایه،طبق اساسنامه
-مدارک دعوت تشکیل اولین جلسه ی مجمع عمومی عادی(موضوع بند 2 ماده ی 32)
-موافقت نامه ی تشکیل شرکت یا اتحادیه(تبصره ی ماده ی 51)
-مجوز ثبت شرکت یا اتحادیه (بند 28 ماده ی 66 و بند 4 ماده ی 51)
چنانچه تاکنون گفتیم،برای تشکیل هر شرکت باید اساسنامه آن تنظیم و اهداف آن مشخص گردد و لزوماَ در اساسنامه هر یک از تعاونی ها باید نکات ذیل درج گردد:
نام تعاونی با قید کلمه تعاونی؛هدف؛ نوع،حوزه عملیات؛مدت؛مرکز اصلی عملیات و نشانی؛میزان سرمایه؛مقررات مربوط به عضویت؛ارکان،مقررات مالی و کار؛انحلال و تصفیه
که حداقل اعضاء هر تعاونی از 7 نفر نباید کمتر باشد.یعنی برای تشکیل تعاونی در هر بخش حداقل 7 نفر عضو لازم است و تابعیت کلی تعاونی ها باید ایرانی باشد به علاوه شرکت ها و اتحادیه های تعاونی شخصیت حقوقی می باشند.
اداره تعاون مجوز ثبت تعاونی را که عبارت است از درخواست ثبت شرکت یا اتحادیه تعاونی جدید التشکیل از مرجع ثبت،به همراه مدارک و اوراق مذکور را به “اداره کل ثبت شرکت ها” در تهران و “اداره ثبت” در شهرستان ها ارسال می کند تا به ثبت تعاونی اقدام کند.
هیات مدیره تعاونی پس از ثبت باید از اداره تعاون برای آن پروانه تاسیس بگیرند و پس از اخذ پروانه تاسیس است که شرکت تعاونی می تواند به فعالیت بپردازند.
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پروانه تاسیس:
الف)فتوکپی مدارک ثبت تعاونی که از مرجع ثبت دریافت شده است.
ب)نسخه ای از روزنامه رسمی که آگهی تشکیل شرکت تعاونی در آن چاپ شده است.
ج)تقاضانامه برای اخذ پروانه تاسیس که به عنوان اداره تعاون نوشته شده است.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت مختلط سهامی:
-یک نسخه مصدق از شرکت نامه
– یک نسخه مصدق از اساسنامه
-اسامی مدیر یا مدیران شرکت
-نوشته ای با امضای مدیر شرکت ،حاکی از تعهد پرداخت تمام سرمایه و پرداخت واقعی لااقل ثلث از آن سرمایه
-سوابق مصدق از تصمیمات مجمع عمومی در موارد مذکور در مواد 40،41،44
-نوشته ای با امضای مدیر شرکت،حاکی از پرداخت تمام سرمایه ی نقدی شرکای ضامن و تسلیم تمام سرمایه ی غیر نقدی با تعیین قیمت حصه های غیر نقدی
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت مختلط  غیر سهامی:
-یک نسخه ی مصدق از شرکت نامه
-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه(اگر باشد)
-اسامی شرکت یا شرکای ضامن که سمت مدیریت دارند.
در تشکیل شرکت مختلط غیر سهامی نکات ذیل حایز اهمیت است:
-اسم شرکت که با عبارت شرکت مختلط و لااقل نام یکی از شرکاء ضامن باید قید شود.
-تشکیل شرکت با تنظیم شرکتنامه انجام می گیرد.
-روابط شرکاء بر طبق اساسنامه و شرکتنامه می باشد.
-اداره شرکت با شرکاء ضامن است و حدود مسئولیت آن ها همانست که در شرکت های تضامنی مقرر گردیده است.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت نسبی:
-یک نسخه ی مصدق از شرکت نامه
-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه(اگر باشد)
برای تشکیل شرکت نسبی رعایت نکات ذیل ضروری است:
-شرکتنامه برابر قانون تنظیم شده باشد.
-تمام سرمایه نقدی شرکت پرداخت گردد.
-سهم الشرکه غیر نقدی شرکت با رضایت همه شرکاء ارزیابی و تسلیم گردیده باشد.
-منافع حاصله به نسبت سهم الشرکه هر شریک تقسیم می شود مگر اینکه بموجب شرکتنامه ترتیب دیگری مقرر شده باشد.
-مسئولیت مدیر یا مدیران شرکت در مقابل شرکاء مانند مسئولیت وکیل در مقابل موکل است.
-شرکاء باید از بین خود و یا از خارج حداقل یک نفر را بعنوان مدیر شرکت معین نمایند.
-هیچیک از شرکاء نمی توانند سهم خود را بدون رضایت سایر شرکاء به دیگری منتقل نماید.بنابراین همان موارد و نکاتی که در مورد شرکت تضامنی در مواد 123 الی 118 قانون تجارت مقرر گردیده برابر ماده 185 قانون مزبور در مورد شرکت های نسبی نیز لازم الرعایه می باشد.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت های خارجی:
-اظهارنامه ی ثبت
-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه ی شرکت
-یک نسخه ی مصدق از اختیار نامه ی عمده ی شرکت در ایران و در صورتی که شرکت چند نماینده ی مستقل در ایران داشته باشد یک نسخه ی مصدق از اختیارنامه ی هر یک از آن ها
-داشتن مجوز(قرارداد قانونی) با یکی از وزارتخانه ها یا سازمان های دولتی و یا چنانچه شرکت خارجی باشد شرایط عملیات آن باید به موجب امتیازات صحیح و منطقی مقرر گردیده باشد.
اظهارنامه ی ثبت شرکت ها باید به فارسی نوشته شود و حاوی نام کامل شرکت ،نوع شرکت،از قبیل سهامی تضامنی و مختلط و غیره ،مرکز اصلی شرکت و آدرس صحیح آن ،تابعیت شرکت و سایر موارد مندرج در ماده ی 6 نظامنامه ی اجرای قانون ثبت شرکت ها مصوب سال 1310 باشد.
ماده 3 “قانون راجع به ثبت شرکت ها”که مورد بیان شورای نگهبان می باشد،می گوید:”هر شرکت خارجی،برای اینکه بتواند به وسیله شعبه یا نماینده به امور تجارتی یا صنعتی یا مالی،در ایران مبادرت نماید،باید در مملکت اصلی خود،شرکت قانونی شناخته شده و در اداره ثبت اسناد تهران به ثبت رسیده باشد.
به موجب ماده 3 قانون ثبت شرکت ها برای آنکه شخصیت حقوقی شرکت خارجی در ایران شناخته شود و شرکت بتواند در ایران مبادرت به امور تجاری کند،باید در مملکت اصلی خود شرکت قانونی شناخته شده و در اداره ثبت اسناد تهران به ثبت رسیده باشد.یادآوری می شود که شعبه شرکت خارجی فقط در حدود موضوع قرارداد مربوط و اختیارات ناشی از آن می تواند در ایران فعالیت کند و مدت آن برابر مدت قرارداد بوده و به محض پایان مدت مذکور،فعالیت شعبه نیز در ایران خاتمه خواهد یافت.مگر اینکه مدت قرارداد تمدید شود.علاوه بر آن هر گاه قبل از خاتمه مدت قرارداد،شعبه شرکت خارجی،موضوع قرارداد را انجام دهد،یا قرارداد در اثر اختیار فسخ پیش بینی شده،فسخ گردد،فعالیت شعبه خارجی در ایران خاتمه پیدا خواهد کرد.مرجع ثبت،”اداره ثبت شرکت ها”واقع در تهران است.