ثبت صورت جلسه


ثبت صورتجلسه

 راهنمای ثبت صورت جلسه

قبل از آن که درباره ثبت صورت جلسه به صورت تخصصی صحبت کنیم، بهتر است اندکی درباره این واژه و جزئیاتِ کاربردش به شما اطلاعات بدهیم. واژه صورت جلسه از آن دسته کلمات دو بخشی است که در طولِ زندگی زیاد به گوشمان خورده است. اما ممکن است تا به حال به معنا و کاربردش فکر نکرده باشیم.
تمامی شرکت ها ، سازمان ها و موسسات بعد از رسمیت یافتنِ شخصیت حقیقی یا حقوقی خود باید بتوانندکه از همه وقایع جاری کسب و کار و فعالیتشان، صورت برداری دقیق و بدونِ نقصی داشته باشند. دقیقاً چیزی شبیه به صورت برداری از یک صحنه جرم.
افرادی که باید تمامیِ تصمیماتِ خرد و کلانی که در یک جلسه رسمی صورت می گیرد را ثبت و ضبط کنند، هیچ کلام و اقدامی از نظرشان پوشیده نمی ماند. به این افراد که همانند کاتبانِ اعمالِ خوب و بدِ انسان ها رفتار می کنند، ناظرانِ جلسه تغییرات شرکت یا صورت جلسه نویس می گویند.
این افراد رسماً و قانوناً مسئولیتِ ثبتِ کلیه گفتوگو ها و تصمیماتِ رسمی و غیر رسمی که در جلسات مطرح می شوند، بر عهده دارند. کاتبانی که باید با ظرافتِ تمام به واژه واژه افرادِ حاضر در جلسه دقت کنند و بی کم و کاست صورت جلسه نویسی کنند.

صورتجلسه چیست ؟

اگر بخواهیم به طور دقیق و خلاصه بیان کنیم پس از ثبت شرکت با تغییرات مختلفی در شرکت یا موسسه تان مواجه میشوید . که هرکدام از آنها نیازمند تنظیم رسمی صورتجلسه و ارائه آن به اداره ثبت شرکت ها دارد. بعضی از این تغییرات همچون موارد زیر هستند :

چرا باید ثبت صورت جلسه را جدی گرفت؟

ثبت صورت جلسه دو مزیت بزرگ را در اختیارِ صاحبانِ کسب و کار قرار می دهد. اول این که ثبتِ تمامِ وقایع به حرفه یِ شما جنبه قانونی می دهد و دیگر کسی نمی تواند به تصمیماتِ شما اعتراضی کند.
دوم این که ذهنِ انسان ها به صورتِ سرشتی و غیر قابلِ باوری فراموش کار است . گاهی عدمِ مسئولیت پذیری به این فراموش کاری دامن نیز میزند. پس هیچ فردی پس از ثبت صورت جلسه نمی تواند عهد و تصمیماتِ خود را نقض کرده و اظهارِ بی اطلاعی از سخنانِ به میان آمده بکند. شاید این بزرگترین جنبه ثبت صورت جلسه باشد. صورت جلسات در حقیقت یک سندِ محکم و مکتوب محسوب می شوند که افراد را در قبالِ تعهداتِ خود با ذکرِ روز و ساعت و تاریخِ دقیق، ملزم به اجرا و پایبندی می کند.
مدیر: من که اصلا به خاطر نمی آورم در جلسه قبل حرفی از تغییر و افزایشِ حقوقِ بازنشتگان شرکت زده باشم.
صورت جلسه : شما در تاریخ ۷/۷/۱۳۷۷ در ساعتِ ۰۷:۰۷ صبح پس از خوردنِ یک لیوان آب پرتقالِ طبیعی و قطعه قطعه کردنِ یک عدد موز به وسیله یک چاقویِ ضامن دارِ زنجانی به ۷ قسمتِ مساوی و میل نمودنِ آن داخلِ پیش دستیِ آرکوپالِ مقابلتان ، در مقابلِ ۷ نفر از اعضایِ هیئت مدیره طی یک حالتِ سرمستی اظهار داشته ائید که حقوقِ بازنشستگان شرکت ، طیِ ۷ ماه آتی تا سقفِ ۷% افزایش خواهد یافت. پس احتراماً بساطِ آلزایمرِ مصلحتیِ خود را جمع کرده و به تصمیماتِ خود متعهد باشید.
مدیر :/

چه روش هایی برای ثبت صورت جلسه وجود دارد؟

در دنیایِ مدرنِ امروزی که ثبتِ دستیِ قالبِ فعالیت ها منسوخ شده است و افرادِ خواهانِ انجامِ راحت ترین و در عینِ حال سریع ترین روش ها برای انجامِ کارهایشان هستند، ثبت صورت جلسه نیز از این قافله عقب نمانده است و شیوه الکترونیکی و پویایش جایگزینِ ثبت پروسه های زمانگیرِ قبلی شده است.
شرکت ها می توانند با سرچِ دامنه http://irsherkat.ssaa.ir وتکمیلِ فرایند های خواسته شده، اقدام به ثبت و ضبطِ صورت جلساتِ خود بکنند.

مراحل ثبت الکترونیکی صورتجلسه

با گام های ثبتِ الکترونیکیِ صورت جلسه بیشتر آشنا شوید

قدم اول : سامانه درباره اطلاعاتِ خرد و کلانِ شرکت یا موسسه غیر تجاریتان، سوالاتی از شما می پرسد. ابهاماتش را رفع کنید و تمامیِ دیتا های خواسته شده درباره شرکت را به او بدهید.
برای مثال از شما می خواهد که شناسه ملیِ موسسه یا شرکت را وارد کنید. چنانچه موسسه هنوز شناسه ملی اخذ نکرده است، گونه شرکت خود و نوعِ فعالیت آن را مشخص کنید و شماره ثبت را داخل کادر وارد نمائید.
قدم دوم : فردی که مسئول ثبت صورت جلسات شرکت باشد، طبیعی است که باید کلیه اطلاعاتِ مربوط به جلسه مورد نظر را در اختیار داشته باشد.
برای مثال باید بداند که با توجه به موضوع و نوعِ فعالیت شرکت چه نوعِ صورت جلسه ای را انتخاب کند. پس از آن باید تعیین کند که آیا جلسه با حضورِ علنیِ حداکثرِ اعضایِ کلیدیِ شرکت برگزار شده است یا خیر.

مسئولِ ثبت صورت جلسه باید در بخشِ بعدی، تمامیِ اطلاعاتِ مربوط به احراز هویت خود را وارد کند. همچنین تعیینِ دقیقِ زمانِ شروع و پایان جلسه نیز یکی دیگر از بخش های مهمِ گام دوم است.
چنانچه تمامیِ این اطلاعات را وارد کردید حالا باید بر رویِ آیکونِ پذیرش موقت کلیک کنید!

پس از این کار سامانه از خود واکنش نشان داده و به عنوانِ تائید یک کد ۱۹ رقمی برای شما ارسال میکند. حالا باید فردی که صاحبِ حقِ امضایِ دفترِ ثبت صورت جسله است، جایگاه و سِمت خود را در شرکت شرح دهد.

قدم سوم : چه تصمیماتی در شرکت به تازگی مطرح شده است ؟ نوعِ تصمیم را انتخاب کنید.

قدم چهارم : چنانچه در جلسه مسئله تغییر نام مطرح شده است، اسامی درخواستی را با توجه به الویت ذهنی خود وارد کنید که البته نباید افزون بر ۵ نام باشند . در آخر نیز نامی را که بیش از همه مدِ نظرتان است را در کادر مربوطه بنویسید.

قدم پنجم : افرادی که در جلسه حضور داشته اند نقشِ کلیدی در رسمیت بخشی به ثبت صورت جلسه دارند. تعداد این افراد، تعیین جایگاه حقوقی و سمتِ اصلی آن ها، اطلاعلاتِ مربوط به احرازِ هویت این اشخاص ، و قید کردنِ شماره ثبت و شناسه ملی افرادِ حقوقیِ حاضر در جلسه نیز گامِ پنجمِ ثبتِ صورت جلسه به صورت الکترونیکی است.
قدم ششم : قیدِ تخصصی و دقیق ترِ سمت و جایگاهِ تمامیِ افرادِ حاضر در جلسه.

قدم هفتم : تعیین کنید که افرادِ حاضر در جلسه چه ارتباط و نسبتی با یک دیگر داشته اند. انتخاب گزینه نمایندگی / وکالت و نوعِ این ارتباط در این مرحله کفایت می کند.

قدم هشتم : در صورتی که اسنادِ مورد نیاز را گرد آوری کرده ائید بر روی آیکونِ (تائید مدارک مورد نیاز) بکوبید !

قدم نهم : بعد از آن که متنِ تولید محتوا شده یِ صورت جلسه که توسطِ خودِ شما ایجاد شده و یا به صورت پیش فرض از سامانه انتخاب کرده اید را تائید و پذیرش نهایی بکنید.